Tin FSI

Trang chủ > Tin tức và sự kiện > Tin FSI > 4 khối xây dựng chiến lược số hóa tài liệu của bạn

4 khối xây dựng chiến lược số hóa tài liệu của bạn

17 Tháng Sáu 2021

Để số hóatự động hóa thành công các quy trình kinh doanh của mình, bạn cần có một chiến lược để nắm bắt rõ tài liệu của mình – đặc biệt là những tài liệu trên giấy của bạn.

Gần đây, FSIBPO cũng tham khảo một số dịch vụ số hóa của nước ngoài và cũng đã đúc kết được một số yếu tố trong chiến lược số hóa của mình:

  1. Con người
  2. Thông tin
  3. Quá trình
  4. Công nghệ

Giờ, chúng ta đi vào nội dung chi tiết của bài viết nhé.

4 khối xây dựng chiến lược số hóa

4 khối xây dựng chiến lược số hóa

Con người

Thay đổi là điều đáng sợ đối với nhiều người – ngay cả khi nó sẽ giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn(nhất là khi nó đã thành một thói quen). Bạn cần hiểu điều đó và đánh giá mức độ quan trọng của việc thay đổi của doanh nghiệp để có thể chuẩn bị cho mọi người. Khi bạn dự định chuyển từ giải pháp xử lý dựa trên giấy tờ sang giải pháp quản lý tài liệu tự động, đây là năm câu hỏi cần hỏi về công ty của bạn:

  1. Chụp ảnh sẽ ảnh hưởng đến các quy trình. Nhân viên đã sẵn sàng cho sự thay đổi này chưa?
  2. Bạn đã giải thích lý do thay đổi quy trình kinh doanh chưa?
  3. Loại đào tạo nào sẽ cần thiết để đảm bảo rằng các tài liệu được thu thập một cách chính xác và hệ thống mới sẽ được sử dụng một cách hiệu quả?
  4. Nhân viên sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi những thay đổi – về mặt cá nhân và nghề nghiệp? Liệu họ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành các nhiệm vụ khác? Sẽ có cơ hội thăng tiến mới?
  5. Bạn sẽ gặp những vấn đề nào? Bạn sẽ giải quyết nó như thế nào?

Thông tin

Thông tin và tài liệu nào mà doanh nghiệp của bạn tạo ra và sau đó lưu trữ? Kiểm tra thông tin sẽ tiết lộ thông tin bạn có, tại sao nó tồn tại và giá trị kinh doanh mà nó có đối với công ty (hoặc nếu nó thậm chí có giá trị kinh doanh). Thông thường, các doanh nghiệp tạo và quản lý thông tin và tài liệu mà họ không thực sự cần hoặc không cần lưu giữ. Xác định tài liệu của bạn:

  1. Các tài liệu của bạn có phải là tài liệu kỹ thuật số (email, hợp đồng PDF, v.v.), giấy hay các phương tiện vật lý khác không?
  2. Những tài liệu này là gì – hợp đồng, hóa đơn, bảng dữ liệu, sở hữu trí tuệ, v.v.?
  3. Tài liệu có cần phải trên giấy không? Nếu vậy, tại sao?
  4. Nguồn gốc tài liệu ở đâu?
  5. Giá trị kinh doanh của tài liệu là gì?

Quá trình

Chiến lược biến tài liệu trên giấy sang tài liệu số

Chiến lược biến tài liệu trên giấy sang tài liệu số

Trước hết, đừng tự động hóa một quy trình kinh doanh tồi. Trước khi tự động hóa quy trình hiện có một cách đơn giản, hãy xem liệu bạn có thể cải thiện nó hay không. Tự động hóa một quy trình kinh doanh không tốt có thể làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Tìm kiếm các bước dư thừa – bạn có thể chia nhỏ các bước thành các quy trình song song để tăng tốc quá trình không? Các nút thắt ở đâu? Hãy tự hỏi bản thân ít nhất 4 câu hỏi sau đây:

  1. Những quy trình nào được liên kết với một tài liệu? Ai cần phê duyệt tài liệu?
  2. Làm thế nào để thông tin vào và ra khỏi quy trình?
  3. Khi nào thông tin có thể được nắm bắt trong quá trình – bắt đầu, giữa, kết thúc?
  4. Việc tự động hóa một quy trình có ảnh hưởng đến các quy trình liên quan / liền kề không?

Công nghệ

Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định công nghệ nào, hãy đánh giá nhu cầu và yêu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ, không phải là câu trả lời cho những thách thức kinh doanh của bạn. Khi nói đến số hóa giấy, hãy nghĩ về những câu hỏi sau:

  1. Làm thế nào / bạn sẽ nắm bắt trực tiếp các tài liệu và dữ liệu được tạo bằng kỹ thuật số vào hệ thống quản lý tài liệu của mình ?
  2. Bạn sẽ cần phần cứng nào để chụp tài liệu – máy quét, máy photocopy kỹ thuật số hay thậm chí là thiết bị di động?
  3. Ai sẽ chụp các tài liệu?
  4. Tài liệu sẽ được chụp ở đâu? Ở một địa điểm tập trung? Bởi nhân viên đang di chuyển? Khi cần thiết?
  5. Bạn sẽ sử dụng phần mềm nhận dạng để lập chỉ mục tài liệu? Các tài liệu và quy trình làm việc cần được tích hợp vào những dòng phần mềm kinh doanh nào?

 

Số hóa tài liệu là một quá trình đơn giản trên bề mặt – lấy một tờ giấy, chạy nó qua máy quét, lập chỉ mục phần mềm để truy xuất trong tương lai và đặt nó vào kho tài liệu của bạn. Đối với nhiều cách triển khai, nó có thể đơn giản như vậy. Tuy nhiên, ngay cả trong những cách triển khai đơn giản nhất, hãy dành thời gian để trả lời những câu hỏi này xung quanh con người, thông tin, quy trình và công nghệ. Bạn có thể khám phá ra các cơ hội để tiết kiệm chi phí và cải thiện năng suất mà bạn chưa từng tìm thấy!

Tham khảo:

Liên hệ với chúng tôi:

Văn phòng Hà Nội

Tầng 5A, Tòa nhà Lâm Viên, 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.

Văn phòng Hồ Chí Minh

Tầng 9, Tòa nhà Lottery Tower, Số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, TP Hồ Chí Minh

Hotline: (+84) 868526929

Email: support@fsivietnam.com.vn

Website:https://fsibpo.com.vn/