Tin công nghệ

Trang chủ > Tin tức và sự kiện > Tin công nghệ > 5 lợi ích hàng đầu của dịch vụ scan tài liệu

5 lợi ích hàng đầu của dịch vụ scan tài liệu

30 Tháng Chín 2021

Việc không sử dụng và hạn chế việc sử dụng giấy tờ đem đến rất nhiều cho lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do hàng đầu của việc scan tài liệu và lưu trữ dưới dạng điện tử.

SCAN TÀI LIỆU NHƯ THẾ NÀO?

Tiết kiệm không gian lưu trữ

Scan tài liệu của bạn sẽ giải phóng không gian văn phòng để nó có thể được sử dụng để tạo thêm doanh thu cho công ty của bạn. Thay vì phải dành không gian lớn để  lưu trữ tài liệu trong các tủ tài liệu cồng kềnh, hàng nghìn tệp dữ liệu có thể được lưu trữ trên một máy chủ duy nhất.

An toàn bảo mật thông tin dữ liệu

Việc chuyển đổi tài liệu cứng sang dạng số hóa sẽ giúp ích rất nhiều trong việc bảo mật dữ liệu. Các tài liệu sau khi scan sẽ được mã hóa, bảo vệ bằng mật khẩu và được lưu trữ an toàn trên đám mây ( Cloud Storage). Sau đó, người bạn có thể chỉ định cấp độ truy cập cho người dùng cụ thể và theo dõi tất cả hoạt động của tệp dữ liệu.

Để chuyển đổi số - Trước hết doanh nghiệp cần số hóa tài liệu

Bảo quản chất lượng của tài liệu

Rất nhiều tài liệu có giá trị hiện đang được lưu giữ tại các các doanh nghiệp, cơ quan, bạn ngành. Nhưng tài liệu này sẽ được lưu giữ trong 10 năm, 20 năm thậm chí lên đến 50 năm. Tuy nhiên, đa số tài liệu bị hư hỏng ở mức độ khác nhau và có nguy cơ bị hủy hoại theo thời gian.

Scan tài liệu là giải pháp rất hữu ích cho những rủi ro. Thứ nhất, việc làm này cho phép bạn bảo vệ thông tin quan trọng khỏi sự suy giảm chất lượng tài liệu theo thời gian. Thứ hai, nó có thêm lợi ích là cải thiện tính dễ đọc của các bản ghi bản cứng cũ.

 

Tiện lợị trong việc truy cập tài liệu

Việc scan tài liệu giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên trong cùng công ty  trong công việc  mà không cần phải sao chép thông tin trên giấy. Điều này có nghĩa là nhân viên ở nhiều địa điểm khách nhau có thể truy cập và xem các tài liệu điện tử cùng một khoàng thời gian.

Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí 

Một cuộc khảo sát của AIIM cho thấy một nhân viên có thể mất trung bình 37 phút để tìm tài liệu. Scan tài liệu sẽ rút ngắn rất nhiều thời gian. Các tập tin có thể được lấy ra một cách nhanh chóng và dễ dàng mà thậm chí nhân viên không cần ra khỏi bàn làm việc. Ngoài ra việc tốn quá nhiều chi phí cho việc lưu trữ cũng là một bài toán đối với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp lớn có nhiều hợp đồng, tài liệu cần xử lý. Scan tài liệu cũng sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho cho việc bỏ tiền ra thuê mặt bằng và giấy để lưu trữ. 

Dịch vụ scan tài liệu FSI đảm bảo chính xác 100% 

Scan tài liệu của FSI có gì?

Scan tài liệu là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu hay hình ảnh thành file dữ liệu lưu trữ trên máy tình hoặc các ứng dụng khác thông qua máy scan. 

Với kinh nghiệm hơn 14  năm phát triển cùng nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, FSI tự hào là doanh nghiệp có chất lượng và dịch vụ tốt nhất hiện nay. Chúng tôi đáp ứng được mọi quy mô lớn nhất theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo chính xác 100% với giá thành hợp lý.

Dịch vụ scan tài liệu của FSI sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức bạn:

  • Giúp giảm thiểu được tối đa diện tích, cũng như không gian lưu trữ tài liệu cho văn phòng
  • Tiết kiệm “khoản lớn” cho chi phí quản lý tài liệu
  • Việc tìm kiếm, truy xuất tài liệu được dễ dàng từ đó nâng cao năng suất lao động
  • Thông tin tài liệu được bảo đảm an toàn tuyệt đối
  • Bảo quản, lưu trữ thông tin làm tăng “ tuổi thọ” tài liệu.