Tin công nghệ

Trang chủ > Tin tức và sự kiện > Tin công nghệ > Những quy định cần phải biết khi số hóa tài liệu

Những quy định cần phải biết khi số hóa tài liệu

13 Tháng Sáu 2021

Hiện nay, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp lớn, nhỏ mọc lên như nấm rất nhanh chóng tại các thành phố lớn. Bởi vậy, đối với vấn đề số hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng. Thế nhưng, điều băn khoăn vẫn chưa được giải đáp “Việc số hóa tài liệu lưu trữ cho từng ngành như thế nào”, “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” ra sao? Hãy cùng chúng tôi đọc tiếp bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề số hóa tài liệu trong công cuộc chuyển đổi số 4.0 ngày nay!

THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU

Số hóa tài liệu là những việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới các dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp khách hàng lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao. 

Tuy nhiên thì thực tế vấn đề số hóa hiện nay ở các cơ quan đang được thực hiện vô cùng lỏng lẻo và đại trà. Chúng không được vận hành theo đúng quy trình, quy định, vì vậy dẫn đến nhiều tài liệu không khai thác triệt để, cũng như gặp nhiều sự cố và sai sót. Vậy vấn đề cần giải quyết ở đây là những “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” nhằm mục đích khắc phục hiện tượng đốt cháy giai đoạn, giải quyết những vấn đề sai xót, nâng cao hiệu quả số hóa.

Tham Khảo:

Những quy định cần phải biết khi số hóa tài liệu

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU  

Theo bộ luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết:

Các doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở những dạng bản ghi tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử.  Những tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính: 

Nguồn 1: Bản ghi lại tất cả các dữ liệu khởi tạo từ đầu.

Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số hóa từ tài liệu truyền thống. 

Vậy mới nói, rằng tài liệu số hóa được hình thành từ tài liệu điện tử, nhưng mối quan hệ lại không đồng nhất với nhau. Trong quá trình sử dụng số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ chuyển đổi thành tài liệu điện tử.  Đây là các quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng truyền thống như: bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh…. sang các dạng dữ liệu trên phương tiện điện tử, từ các phương tiện điện tử đó chúng được nhận biết gọi là số hóa dữ liệu & chúng được chuyển thành dữ liệu số. 

Những quy định cần phải biết khi số hóa tài liệu

Dưới đây là những đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các nền giấy: 

  1. Định dạng – Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
  2. Ảnh màu 
  3. Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
  4. Tỷ lệ số hóa: 100
  • Hình thức chữ ký số của cơ quan & tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
  • Vị trí: Góc trên, phía bên phải và trang đầu tài liệu 
  • Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu và có định dạng Protable Network Graphics (.png) 
  • Thông tin: Tên cơ quan & tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
  •  Tên file: gồm mã hồ sơ & số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm. 

BẢNG QUY ĐỊNH & ĐỊNH DẠNG QUY CHUẨN:

  1. Số lưu trữ – ArchivesNumber – String – 50
  2. Ký hiệu thông tin – InforSign – String – 30
  3. Tên sự kiện – EventName – String – 500
  4. Tiêu đề phim/ âm thanh – Movie Title – String – 500
  5. Ghi chú – Description – String – 500
  6. Tác giả – Recorder – String – 300
  7. Địa điểm – Record Place – String – 300
  8. Thời gian – Record Date – Date – DD/MM/YYYY
  9. Ngôn ngữ – Language – String – 100
  10. Thời lượng – PlayTime – String – 8
  11. Tài liệu đi kèm – DocAttached – String 300
  12. Chế độ sử dụng – Mode – String – 20
  13. Chất lượng – Quality – String – 50
  14. Tình trạng vật lý – Format – String – 50

 

Những quy định cần phải biết khi số hóa tài liệu

 

QUY TRÌNH CỦA SỐ HÓA TÀI LIỆU NHƯ THẾ NÀO ?

Dựa vào mục tiêu và các quy định về số hóa khác nhau. Vì vậy, quy trình thực hiện số hóa tài liệu cũng khác nhau để phù hợp với từng tổ chức/ cơ quan. Theo như Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN ngày 21/ 10/ 2011 cho hay, “quy trình số hóa lưu trữ tài liệu” sẽ được tiến hành theo 12 bước. Nếu như thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước: 

Bước 1: Lựa chọn & nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.

Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng những tài liệu tránh thiếu xót trong quá trình tiến hành.

Bước 3: Bắt đầu sử dụng scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.

Bước 4: Sau khi đã tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu & bàn giao lại những tài liệu lưu trữ.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về quy trình và quy định số hóa lưu trữ tài liệu của FSI-BPO. Hy vọng bài viết này chúng tôi sẽ mang đến những kinh nghiệm hữu ích để bạn dễ dàng nhìn đúng về “chuyển đổi số” trong công cuộc cách mạng công nghệ bùng nổ 4.0.

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và nâng cao hiệu suất cạnh tranh không chỉ dựa trên nguồn nhân lực “dồi dào”, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự theo đuổi thời cuộc “chuyển đổi số” nhanh nhẹn và thông minh. FSI-BPO tự hào là đơn vị sẵn sàng để khách hàng trao lòng tin trong vấn đề “số hóa tài liệu” với nhiều năm kinh nghiệm và phát triển, cùng nhiều giải thưởng vinh giá, xứng danh.